Les statuts des Géocarnutes et les membres du Conseil d'Administration

Statuts de l’association « Les GéoCarnutes – Géocach’euréliens »

 

 

 

Article Premier – Nom


Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : Les GéoCarnutes – Géocach’euréliens.

 


Article 2 - But Objet


Cette association a pour objet de promouvoir le Géocaching, activité de randonnée ludique associée à un récepteur GPS, en Eure-et-Loir. L’association offrira ainsi un cadre officiel pour coordonner les manifestations à grande échelle (nommées « event » ou « CITO ») et servira de relais avec les collectivités territoriales, les établissements publics et leurs satellites (comme les offices de tourisme). L’association sera en mesure d’entreprendre les démarches administratives (demandes d’autorisation de manifestation, location de salle, subventions…),  commerciales (achats de fournitures) et la création de supports pour la pratique du Géocaching en Eure-et-Loir (cartes, roadbooks, etc.).

 


Article 3 - Siège Social


Le siège social est fixé à

Mairie de Thivars

2, place de la mairie – 28630 THIVARS.

 


Article 4 - Durée

 

La durée de l’association est illimitée.

 

 

Article 5 - Composition


L'association se compose de membres actifs qui sont des personnes physiques, participant pleinement aux activités de l’association et à jour de leurs cotisations.

 

 


Article 6 - Admission

 

L’association est ouverte à tous, sans condition ni distinction.

Pour faire partie de l'association, il faut être agréé par le conseil d’administration (CA), qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d'admission présentées.

 

Chaque personne souhaitant intégrer l’association doit en faire la demande écrite via le formulaire spécifique. Cette demande devra être renouvelée chaque année.

 

Il faut prendre l’engagement de respecter les présents statuts.

La qualité de membre actif est subordonnée au règlement d’une cotisation annuelle fixée chaque année par l’assemblée générale.

 

Chaque membre accepte que les informations qu’il a fournies lors de son inscription soient traitées numériquement par l'association, conformément à la législation en vigueur. Le but principal de ce traitement est d'envoyer informations et convocations.

 


Article 7 - Membres – Cotisations

 

Le versement d’une cotisation conditionne la qualité de membres actifs. Le montant des cotisations est fixé en assemblée générale (AG).

 

Article 8 – Démission - Radiations

 

La qualité de membre se perd par la démission, le décès ou par la radiation prononcée par le conseil d’administration (pour non-paiement de cotisation ou pour motif grave, le membre intéressé ayant été préalablement appelé à fournir des explications).

 

Article 9 - Ressources


Les ressources de l'association comprennent :

  1. le montant des droits d'entrée et des cotisations ;
  2. les subventions de l'Etat, des départements et des communes ;
  3. toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

 


Article 10 - Assemblée générale ordinaire


L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association.

 

Elle se réunit au moins une fois par an.


Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du secrétaire. L'ordre du jour figure sur les convocations.


Le président, assisté des membres du conseil, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.


Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l'approbation de l'assemblée.

 

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour. Un membre actif peut poser une question qui sera inscrite à l’ordre du jour, à condition que celle-ci parvienne au secrétaire au moins 72 heures avant l’assemblée générale.

 

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Les membres excusés peuvent donner pouvoir à un autre membre. Chaque membre ne peut détenir plus de 5 pouvoirs en sus du sien. Les pouvoirs doivent être signalés au secrétaire au moins 24 heures avant la tenue de l’assemblée générale.

 

Seuls les membres à jour de leurs cotisations peuvent prendre part aux votes.

 

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

 

L'assemblée doit se composer du quart au moins des membres en exercice. Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d'intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

 

Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil.

Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil.

 

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.


Article 11 - Assemblée générale extraordinaire


Si besoin est, ou sur la demande d’un quart des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution.

 

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.

Seuls les membres à jour de leurs cotisations peuvent prendre part aux votes.

 

L'assemblée extraordinaire doit se composer de la moitié plus un au moins des membres en exercice. Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d'intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

 

Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.

 


Article 12 - Conseil d'administration


L’association garantit l’égal accès des hommes et des femmes aux instances dirigeantes.

Elle est administrée par un conseil dont le nombre des membres, fixé par délibération de l'assemblée générale, est compris entre 9 membres au moins et 24 membres au plus. Les membres du conseil sont élus au scrutin secret, pour 3 ans, lors de l'assemblée générale. Les membres sont rééligibles.


Le conseil étant renouvelé chaque année par tiers, la première année, les membres sortants sont désignés par tirage au sort.

 

Les jeunes de 16 à 18 ans peuvent être élus aux instances dirigeantes ; cependant ils ne peuvent pas exercer les fonctions de président, trésorier ou secrétaire.


En cas de vacance, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation. Il est procédé à leur remplacement définitif à la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacés.

Le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an, sur convocation du président, ou à la demande du quart de ses membres.


Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

 

Les membres du conseil d’administration participent à l’élaboration de l’ordre du jour et des grands projets de l’association.

 

Le conseil d’administration est chargé d’accepter ou non les demandes d’adhésions et de ré-adhésions des différents membres de l’association. Il s’occupe aussi des procédures de radiation.


Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

 

 

 

Article 13 – Le bureau

 

Le conseil d'administration élit parmi ses membres (à main levée, sauf si plus de la moitié des membres présents souhaitent le faire à bulletin secret), un bureau composé de :

  1. un président ;
  2. un vice-président ;
  3. un secrétaire ;
  4. un trésorier.

Les fonctions de président/vice-président et trésorier ne sont pas cumulables, sauf en cas de radiation d’un membre occupant l’un de ces postes.

 

En tant que représentant des membres de l’association, il est chargé, à tout moment, de faire appliquer les statuts et toutes les décisions prises et approuvées en CA et en AG.

 

Le bureau est élu pour 1 an.

 

Le président représente l'association dans tous les actes de la vie civile. Il ordonnance les dépenses. Il peut donner délégation dans des conditions qui sont fixées par le règlement intérieur.

En cas de représentation en justice, le président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d'une procuration spéciale.

 

Le vice-président est chargé d’assister le président et de le remplacer en cas d’empêchement. Il se

tient informé de l’ensemble des dossiers menés par l’association.

 

Le secrétaire est la mémoire de l’association, il est chargé de nombreuses missions administratives dont :

  • connaître et faire appliquer les statuts de l’association : veiller au respect du cadre légal prévu par les statuts ;
  • communiquer en préfecture dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AG toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association ;
  • informer les membres de l’association de la tenue de réunion : planifier et organiser les réunions de l’association ;
  • faire un compte-rendu des réunions : prendre des notes pour constituer le compte-rendu et faire le lien avec les décisions passées, veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre en cas de problème ;
  • rédiger et tenir à jour le règlement intérieur ;
  • tenir le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier ;
  • archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association.

 

Le trésorier tient la comptabilité de l’association. Ses missions sont :

  • effectuer les dépenses nécessaires et encaisse les différentes recettes ;
  • présenter chaque année à l’AG les comptes de l’association ;
  • en tant que trésorier, il est le représentant légal auprès des établissements bancaires, et gère toute la vie des comptes ouverts pour l’Association ;
  • il est le représentant légal auprès de tous les établissements publics ou privés pour les demandes et obtentions de subventions, aides, sponsoring … ;
  • il rend compte de l’avancée de ses travaux au minimum mensuellement au Président et/ou son représentant légal, ainsi qu’au CA et au Bureau à chacune de leur réunion.

 

En cas de radiation d’un membre du bureau en cours de mandat, il est procédé provisoirement et exceptionnellement au transfert des fonctions vers un autre membre du bureau jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration. Lors de cette réunion, le conseil procédera à son remplacement. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacés.

 

 

Article 14 – Indemnités

 

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

 

 

Article 15 - Règlement intérieur


Le règlement intérieur est établi par le conseil d'administration, puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire. Il s'impose à tous les membres de l'association.


Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.

 

 

Article 16 – Modification des statuts

 

Ces statuts ne peuvent être modifiés que sur proposition du conseil d'administration ou du quart des membres. L'assemblée générale ne peut délibérer valablement que si la moitié plus un des sociétaires sont présents. En l'absence de quorum une nouvelle assemblée générale souveraine est convoquée au moins quinze jours à l'avance.

 

Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu'à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.



Article 17 – Dissolution


L'assemblée générale appelée à se prononcer sur la dissolution de l'association et convoquée spécialement à cet effet, doit comprendre au moins la moitié plus un de ses membres actifs. Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée générale est convoquée de nouveau et elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

 

En cas de dissolution, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l'actif net, s'il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif (ou à une association ayant des buts similaires) conformément aux décisions de l’assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport.

 

Article 18 - Libéralités 

 

Le rapport et les comptes annuels, tels que définis à l’article 11 (y compris ceux des comités locaux) sont adressés chaque année au Préfet du département.

L’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisée à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétents et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements.

 

Le conseil d'administration des Géocarnutes est composé de 9 membres :

 

Jonathan SIMON (Président)

 

Jonathan VITEL (Vice-Président)

 

Thomas PONSARD (Trésorier)

 

Virginie BRISSON (Secrétaire)

 

Gérard ANCEAUME (membre du conseil d'administration)

 

Pauline DENAT-SIMON (membre du conseil d'administration)

 

Carole HAUDEBOURG (membre du conseil d'administration)

 

Nathalie LEROY (Membre du conseil d'administration)

 

Patrick THERAUD (membre du conseil d'administration)